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¿Qué es una oficina virtual y cómo puede ayudar a tu empresa?

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¿Qué es una oficina virtual y cómo puede ayudar a tu empresa?

¿Tienes una pequeña empresa, una start-up o un emprendedor?

¿Crees que los alquileres de las oficinas son excesivamente altos?

¿Pueden la mayoría de tus empleados, si no todos, trabajar a distancia?

Si has respondido afirmativamente a estas preguntas, probablemente estés familiarizado con la oficina virtual.

Cada vez más empresas se dan cuenta de que tener una oficina física real puede no ser la mejor opción.

Esto está provocando un aumento de la popularidad de las oficinas virtuales.

Pero que exactamente es una oficina virtual?

Averigüémoslo.

¿Qué es una oficina virtual??

Una oficina virtual es un servicio en línea que te ofrece las ventajas de una oficina física sin los costes asociados al alquiler de una.

Estos recursos suelen incluir servicios de fax, buzones, salas de reuniones y espacios de reunión a la carta. También te dará una imagen profesional cuando trates con clientes o potenciales clientes por teléfono o en persona. Es una forma estupenda de ahorrar dinero sin dejar de hacer negocios como siempre.

Una oficina virtual suele beneficiar a las pequeñas empresas, a las compañías con presupuestos limitados, a las que empiezan y a las que normalmente trabajan a distancia.

Cómo funcionan las oficinas virtuales?

Es muy fácil conseguir una oficina virtual. Tienes que acudir a cualquier proveedor que proporcione servicios de oficina virtual y suscríbete a uno u otro plan. Pueden ser varios paquetes de servicios, por ejemplo, dirección virtual, respuesta telefónica, etc.

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Sólo tienes que darles tu información de contacto y los datos de tu empresa. A continuación, elige una dirección entre las opciones que ofrecen.

Lo mínimo que necesitas es una dirección de correo electrónico y acceso a Internet.

Con eso, ya estás listo.

Beneficios de las oficinas virtuales

Tener una oficina virtual no es nada nuevo.

La mejora de la tecnología, incluida la red, está contribuyendo a la generalización de la oficinas y servicios virtuales.

Para ayudarte a decidir si es adecuado para tu empresa, echa un vistazo a esta lista de ventajas:

Ahorro de dinero

No tienes que comprar equipos para todos tus empleados, pagar la limpieza y todos los demás costes asociados al funcionamiento de una oficina. Además, los planes de pago son más flexibles. Suelen ser mensuales y sólo pagas por los servicios que utilizas.

Imagen profesional

Tener una oficina virtual en una ciudad importante mejora mucho la percepción de tu empresa. Imagina que tienes una reunión cara a cara con tus clientes en un edificio de oficinas de Nueva York. Cuando en realidad estás trabajando en tu salón.

Ahorro de tiempo

Los empleados y la dirección ya no tienen que desplazarse para trabajar en oficinas físicas. Por ello, pueden utilizar este tiempo extra para mejorar el negocio o para tener un estilo de vida más equilibrado.

Contratar talento global

A negocios en la oficina virtual te permite trabajar desde cualquier parte del mundo. No estás limitado a contratar gente cerca de tu oficina, y permitirte trabajar desde casa te hace atractivo para los posibles empleados. Además, no tienes que preocuparte por los costes de traslado. Contrata a los mejores talentos para tu empresa desde prácticamente cualquier lugar. También te permite tener más empleados sin necesitar más espacio de trabajo.

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Aumento de la productividad

Según un estudio realizado por The Economic Times, 82% los empleados prefieren trabajar desde casa. El estudio reveló además que. 64% son más productivos desde casa y experimentan menos estrés.

También ahorran dinero al no tener que desplazarse al trabajo.

Cuando tus empleados están contentos, tienden a trabajar mejor.

Desventajas de las oficinas virtuales

Es justo decir que hay aspectos negativos que debes tener en cuenta.

Dificultades con la programación

Tienes que reservar la sala de conferencias con antelación. Debido a la mayor demanda de este servicio, habrá momentos en los que oficinas físicas no está disponible.

Malentendido

La falta de interacción cara a cara puede provocar malentendidos o malas interpretaciones. El tono de voz no se traduce bien en la escritura.

Dificultades técnicas

Si trabajas a distancia o desde casa, a menudo dependes de tu tecnología personal. Por ejemplo, tu teléfono u ordenador portátil. Si hay problemas con ellos, puede afectar a tu trabajo, sobre todo si ocurre durante un largo periodo de tiempo.

¿Qué incluye la oficina virtual?

Las oficinas virtuales ofrecen una gran variedad de servicios.

A continuación encontrarás las principales características.

Dirección física

Puedes utilizar negocio de oficina virtual dirección para registrar tu empresa con fines de licencia y marketing.

Gestión del correo

Una secretaria o persona designada puede abrir tu correo y escanearlo en el momento antes de reenviarlo. Esto ahorra tiempo y los documentos te llegan más rápido. Puedes elegir la frecuencia de entrega de tu correo.

Secretaria en vivo

Suelen encargarse de hacer llamadas y reenviar el correo. Un recepcionista proporciona un apoyo esencial para tu negocio. Esto incluye contestar al teléfono, saludar a los clientes con el nombre de tu empresa, y si tienes una reunión cara a cara, es su responsabilidad saludar a los clientes.

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Acceso a las salas de conferencias y a los despachos

Puedes utilizar el espacio físico para las reuniones. Puedes incluirlo en tu plan o elegir pagar por horas o por días.

También puedes organizar reuniones en diferentes ciudades, siempre que el proveedor de oficinas virtuales que has elegido tiene un edificio allí.

Administración remota.

Realizan las mismas funciones que un recepcionista en vivo, con la única diferencia de que trabajan desde casa o en diferentes lugares. Se utilizan sobre todo para tener un horario de trabajo flexible, que un recepcionista normal no tendría.

Asistente virtual

С asistente virtualObtendrás apoyo en la gestión de tu oficina, incluidas las cuentas de las redes sociales, la planificación de reuniones, el marketing y muchas otras tareas administrativas.

Número de empresa

Puedes tener un número con un código de área de una gran ciudad al que los clientes puedan llamar y que redirija a tu número personal. Esta es otra característica que te hace parecer más legítimo.

¿Cuánto cuesta una oficina virtual?

El alquiler de oficinas virtuales el precio es considerablemente menor que en una oficina normal.

Repasemos. proveedor de oficinas virtuales como Oficinas Virtuales de la Alianza y selecciona una ubicación, por ejemplo Nueva York.

Los precios del alquiler de oficinas en Nueva York suelen rondar 80 dólares por pie cuadradoEn algunos casos, incluso más. La Alianza te ofrece una oficina virtual en Wall Street y Madison Avenue para $50 al mes.

Por las matemáticas, no es difícil ver qué es más barato.

Imagina que te encuentras con clientes o socios potenciales en estos lugares.

Dependiendo de las necesidades de tu empresa, elegir una oficina virtual puede ser una gran idea.

Resumiendo.

La tecnología evoluciona constantemente, y con ella el lugar de trabajo.

La gente nunca se ha movido tanto en cuanto a dónde y cómo trabaja.

El trabajo a distancia se está convirtiendo en la nueva norma y no en la excepción.

Aquí es donde Servicios de oficina virtual acudir al rescate. Te proporcionan todo lo que necesitas en una oficina física, pero sin los altos costes de alquiler.

¿Aún no estás convencido?

Responde a esa pregunta.

¿Necesita tu empresa una oficina a tiempo completo?

Si sólo necesitas un lugar para celebrar reuniones, recibir correo y una dirección permanente, una oficina virtual cubre ese problema.

Puede ser justo lo que necesita tu empresa.

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